PDCA在业务管理中的应用

October 1st, 2022 by JasonLe's Tech Leave a reply »

大家遇到的管理问题总结起来主要是两大类,一类是“事”的问题,一类是“人”的问题。要解决“事”,需要业务管理能力,想解决“人”的问题,需要的是团队管理能力。

要注意哦,我们并不是把“带人”和“成事”完全剥离开,在日常工作中,它们就是同一个问题的两个层面,是相辅相成的。在这里区分开来,是为了让你找到自己当前最需要提升的侧重点,做到足够聚焦地解决问题。

其实业务管理能力通常是管理者能够快速提升的,把握住了其中的关键环节,我们就能快速将个人执行力升级为团队执行力!今天就详细分享一下PDCA工具是如何助力业务管理的。

PDCA循环由美国著名质量管理专家戴明(W、E、Deming)发扬光大,他认为“做好一件事”可以被拆解成4个步骤:计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)和处理(Action)。

在质量管理中,PDCA循环得到了广泛的应用,并取得了很好的效果。实际上,要想有效地进行任何一项工作,都离不开这4个步骤,带领团队做事亦是如此。业务管理的3个关键环节【制定计划】、【过程监控】和【复盘改进】中,PDCA循环刚好就是这三个关键环节的进一步细分。

Plan(计划)

一个好的管理者,一定是非常注重工作策划(计划)的人,不论是自己亲自执行工作,还是将工作安排给下属,都不会盲目执行,总会在执行前,认真思考如何完美执行工作,在头脑中形成初步的思路或方案,必要时将思路或方案写到本子上,以指导工作的执行。

优秀的管理者在安排重要工作时,通常会按照以下步骤进行,形成具体的初步方案,然后与执行者详细交待,确保执行者正确执行:

1.筛选好工作的执行者(who)

作为管理者,安排的工作能否保质、保量、准时完成,与选择的执行者有很大的关系,执行者选对了,就能得到满意的成果,否则,不但得不到满意的成果,还有可能导致管理者与执行者彼此矛盾,所以选择合适的执行者是安排工作任务中非常重要的一环。

2.明确工作的具体内容(what)

为了确保工作执行正确和准时交付,作为管理者,务必在与执行者交谈前,不妨将工作的重点事项逐一罗列出来,然后再与执行者逐一解释,确保执行者能真正明白,理解正确了,才会确保执行正确。

3.明确工作的重要性(why)

为了防止执行者能充分认识到工作的重要性和紧迫性,作为管理者,务必要向执行者交待清楚,工作保质、保量、准时完成的重要性,以及若不能保质、保量、准时完成将会造成的后果,以便执行者在执行前根据自己手头已有的工作和管理者交待的工作排列先后顺序,确保各项工作都能有序进行。

4.明确工作的执行地点(where)

作为管理者,不仅要详细告诉执行者具体的工作内容,还要明确告诉执行者工作执行的具体地点。

5.明确工作的执行步骤(how)

为了确保能准时得到满意的成果,管理高手通常会根据工作内容、执行者的实际情况,在安排之前,将工作执行的重要步骤罗列出来,然后讲与执行者,以便执行者在关键环节务必严格遵照执行,防止出现偏差。

6.明确工作的完成时间节点(when)

作为工作执行者,手头上还有职责范围内的工作,如何既能完成职责范围内的工作,又能完成管理者交待的工作,这就需要管理者在安排工作任务时,务必明确工作完成的时间节点,便于执行者根据完成的时间节点,将所有工作按照完成的时间先后顺序排序。

优秀管理者将上述六点想清楚后,才会与执行者进行详细面谈,以便工作实施前确保执行者真正清楚工作任务的各项要求,保证执行正确。

Do(过程监控)

优秀的管理者,不仅重视工作成果,更在乎执行过程,只有符合的过程,才会有满意的成果,对管理者来说,在下属执行工作任务的过程中,自己并不会真正做甩手掌柜。

而是给自己也布置了相应的工作实施任务—跟踪督导,关注工作的执行过程,必要时予以适当的指导帮助,与执行者一起消除执行过程中存在的阻力或困难,确保工作顺利执行,跟踪督导主要但不限于以下情况:

—在合适的时间阶段询问跟催工作执行的进度

—在合适的时间阶段检查评价工作执行的结果

—询问了解执行过程中执行者是否存在困惑或困难,必要时给予帮助或指导

—协调处理工作执行过程中出现的不和谐、不协调情况

—必要时,给予执行者提供适宜的资源帮助

大家也可以按照课程里的过程监控清单模板,结合自己具体的业务,来完善自己的过程监控清单。

检查(Check)和处理(Action)

检查(Check)是在计划执行过程之中或之后,检查执行情况,看是否达到了预期的效果。

能否获得满意的工作成果,一是执行者的责任意识,二是管理者的检查力度。

通常优秀的管理者,都会认真检查工作的成果,并给予全面详细的评价,包括做到位的地方和存在不足的地方,以便执行者补救完善,其实这不是不信任下属,而是对自己的一种严格要求与负责,更是对下属的成长与发展予以负责。

工作成果检查包括三个方面:

—工作执行过程中的阶段性结果

—工作完成后的初成果

—改善后的工作成果复查确认

除了检查成果,当然也要总结经验,记录团队成功的经验/失败的教训,以及记录过程中产生的待解决的问题。

最后一步,处理(Action)是根据检查的结果,通过复盘将成功的经验尽可能地标准化,并看到不足、找到原因,防止问题再次发生。遗留问题则转入下一个PDCA循环去解决。

优秀管理者都是对自己有严格要求的人,通常会在工作任务完成后,进行如下总结分析:

—本次工作任务从安排到完成,哪些环节做得非常好,哪些环节还存在不足

—执行者提交的工作成果存在不足,除了执行者自身的因素,作为管理者的责任在什么地方存在不足

通过自我的总结,将本次工作安排到完成整个过程中,管理者自身存在的不足逐一罗列出来,自查完善,防止在下一次工作安排时出现同样或类似的不足。